10 conseils pour une organisation de voyage réussie

Vous vous demandez comment organiser un voyage sans stress et qui fasse plaisir à tous les voyageurs ? Découvrez nos 10 conseils de Travel Planner pour une organisation de voyage optimale et sereine.

1. Bien choisir sa destination 

Pour passer de bonnes vacances, il est important de choisir une destination et un mode de transport qui nous corresponde à nous ainsi qu’à nos compagnons de voyage. Avec l’influence des réseaux sociaux et de notre entourage, on peut vite être tenté de booker quelque chose qui ne nous conviendrait pas. Par exemple, si vous aimez n’avoir rien à penser ou gérer, des vacances en van ne seront peut-être pas les meilleures pour vous, ou si vous avez une peur bleue des insectes, le camping en pleine nature ne vous fera peut-être pas passer un bon moment. 

L’idéal est de lister les destinations qui vous font envie à tous, et de les classer dans un tableau correspondant à chaque période de l’année où vous voulez / pouvez partir. Si le facteur météo est important pour vous, regardez sur le site Quand partir dans quelle période de l’année ranger chacune des destinations qui vous font envie. Vous aurez ainsi une liste d’envies de voyage dans laquelle piocher au fil du temps. 

2. Trouver les billets d’avion les moins chers

Le poste transport représente souvent une grande partie du budget voyage et c’est le premier point à regarder lors de la planification d’un voyage. Cette étape vous permettra déjà de savoir si votre projet de voyage est viable dans votre budget ou pas. 

Nous aimons beaucoup Google Flight qui permet de voir les prix des billets d’avion les moins chers partout dans le monde en fonction de nos dates de vacances. Pour cela, rendez-vous sur Google Flight et saisissez vos dates de vacances et votre ville de départ. Ne renseignez rien dans la case Retour et lancez votre recherche. La carte s’affiche alors avec les prix des billets d’avions partout dans le monde. Vous pouvez ainsi trouver de l’inspiration pour vos vacances en voyant en un coup d’œil les prix des billets les moins chers ou ainsi regarder dans les pays de votre liste celui qui est au meilleur prix. 

Si vous connaissez votre destination, le site Skyscanner est un excellent comparateur de vols qui vous permet en un coup d’œil de trouver les compagnies proposant les vols les moins chers et qui dispose d’un filtre de dates flexibles. 

3. Réserver vos transports directement sur le site des compagnies

Si les comparateurs présentent l’avantage de vous montrer les options de compagnie de transport et les meilleurs prix pour vous rendre à une destination, ils ont deux inconvénients majeurs : 

-  Ils prennent une commission. 

- Ils deviennent votre interlocuteur principal en cas de modifications de votre part (changement de nom, modification ou annulation du voyage…) ou de la part de la compagnie (modification des horaires, annulation du vol…). Et malheureusement les services des comparateurs sont pour la plupart peu joignables et peu enclins à des modifications, alors que de nombreuses compagnies aériennes sont très flexibles. 

4. Voyager en train à moindre coût

En ces temps où nous devons tous penser à notre empreinte carbone, l’organisation d’un voyage passe aussi par la réflexion des moyens de transports alternatifs et moins polluants que l’avion. En plus d’être un moyen de transport à privilégier pour l’environnement, les voyages en train présentent de nombreux avantages : pas besoin de se rendre aux aéroports, arrivée et départ au cœur des villes, pas besoin de passer les portiques de sécurité avec les liquides triés, tarif peu élevé voire gratuit pour les bagages, la possibilité de lire ou regarder une série pendant tout le trajet … La liste est longue. 

Pour goûter au slow travel et avoir le plaisir de découvrir plusieurs villes au cours d’un road trip en train, il existe un pass très intéressant au niveau économique : le pass Interrail. Il permet de voyager en Europe en train. On sélectionne la durée (4, 5 ou 7 jours) et on peut embarquer dans n’importe quel train (pour les trains avec réservation comme les TGV, il faudra juste payer son siège ou sa couchette en supplément). Voici un exemple d’itinéraire avec un pass 5 jours à 318€ qui vous permet de découvrir plusieurs villes d’Espagne : Paris-Barcelone, Barcelone-Valence, Valence-Séville, Séville-Barcelone (via Cordoue et Madrid), Barcelone-Paris. Vous pouvez aussi imaginer de traverser l’Europe en changeant de pays tous les jours !

Et l’astuce pour les familles qui fait faire une grosse économie : le pass est gratuit pour les enfants de moins de 12 ans ! Vous n’aurez que les sièges à payer. 

5. Optimiser en amont son itinéraire de voyage

Une fois la destination choisie, identifiez les lieux que vous aimeriez visiter et placez-les sur une carte Google Maps, cela vous permettra de construire votre itinéraire. Pour identifier le temps nécessaire pour se déplacer entre chaque lieu mais aussi le meilleur moyen de transport, on vous confie notre outil préféré : Rome2Rio. Ce site très bien pensé vous permettra d’affiner votre itinéraire et d’enlever ainsi les lieux qui ne rentrent pas dans votre planning. Mais ne les supprimez pas définitivement, en cas de changement de planning sur place, vous aurez ainsi avec vous une liste de visites alternatives. 

6. Trouver le meilleur hébergement

La recherche d'un hébergement est une étape importante lors de la planification d'un voyage. Voici quelques étapes à suivre pour vous assurer de trouver l’endroit parfait :

• Localisation stratégique : Pensez à choisir un hébergement bien situé par rapport à vos visites. Un hôtel central ou proche des transports peut simplifier vos déplacements et optimiser votre temps sur place.

• Comparer les avis : Les avis en ligne peuvent être une mine d'informations. Lisez attentivement les retours des voyageurs sur des plateformes fiables, mais n’oubliez pas de prendre du recul en croisant plusieurs sources.
• Utiliser les filtres : Lorsque vous effectuez une recherche sur des sites de réservation, utilisez des filtres pour affiner vos options selon vos priorités (budget, équipement, type d’hébergement, mieux notés en premier …). Cela vous fera gagner du temps et vous évitera de vous éparpiller.
• Équilibrer budget et confort : Il est important de respecter votre budget, mais ne sacrifiez pas votre confort. Pensez à évaluer le rapport qualité-prix : parfois, un hébergement légèrement plus cher peut offrir des services ou des commodités qui rendront votre séjour plus agréable.
• Réserver au bon moment : Les prix des hébergements fluctuent en fonction de la saison, des événements locaux et de la demande. Il est souvent préférable de réserver à l’avance pour bénéficier de tarifs avantageux, surtout si vous voyagez en haute saison. L’époque des prix cassés en last minute semble être révolue. 

• Prendre en compte les services additionnels : Parking, petit-déjeuner, wifi gratuit, ou encore des transferts aéroport peuvent être des services inclus qui ajoutent de la valeur à votre séjour. Regardez bien ce qui est proposé. 

7. Anticiper ses visites et ses activités

Une bonne organisation de voyage demande aussi de réfléchir aux activités et aux visites que vous ferez sur place. Lorsque l’on arrive dans une nouvelle ville, on peut ne pas savoir par où commencer.

Pour avoir un aperçu d’une ville et se laisser porter, on peut faire appel à des guides locaux gratuits qui se feront un plaisir de vous partager des secrets et les meilleures adresses de leurs villes moyennant un petit pourboire à votre discrétion. Vous pourrez trouver ce type de visites sur les sites comme Civitatis ou Guruwalk. 

Vous trouverez également des expériences payantes sur GetyourGuide et Civitatis, celles-ci changent bien-sûr en fonction des destinations mais il y a par exemple : observation de dauphins, vol en montgolfière, cours de cuisine, snorkeling, transferts…

Même si vous ne devez pas partir avec un planning millimétré, vous gagnerez toujours du temps sur place et profiterez au mieux de vos vacances en ayant déterminé en amont les lieux que vous souhaitez visiter en priorité et les activités qui vous intéressent. 

8. Bien préparer sa location de voiture

Dans votre organisation de voyage, anticipez si vous envisagez de louer un véhicule. En effet, une fois arrivés à la gare ou à l’aéroport, les agences sur place pratiquent bien souvent le prix fort et vous aurez peu de choix de véhicules. Pour une location de voiture sereine, nous vous conseillons aussi les points suivants : 

- Bien choisir son loueur : On aime utiliser le site DiscoverCars car ils travaillent aussi bien avec les grands loueurs que les loueurs locaux. Le site offre la possibilité de voir les avis et de les filtrer : on vous recommande de choisir au minimum la note de 8. Un autre avantage du site DiscoverCars, on a la possibilité d’annuler gratuitement notre réservation jusqu’à 48 heures avant, une option très intéressante en cas de modification ou annulation de votre voyage. Autre astuce : vous pouvez également vérifier si le prix de votre réservation a baissé avant votre départ, et annuler au besoin la précédente réservation pour en effectuer une nouvelle à un prix plus bas !

- Être bien couverts : On vous recommande de prendre l’option avec toutes les assurances car même les cartes Gold ne couvrent pas tous les dommages qui peuvent être occasionnés. 

- Avoir des preuves : A la prise du véhicule et au retour, pensez à faire une vidéo de l’intérieur et de l’extérieur du véhicule, même si on vous informe que tout est en ordre. En effet, c’est bien souvent à votre retour à la maison que les loueurs vous contactent pour signaler un dommage. 

- S’assurer d’avoir une carte de crédit : De très nombreux loueurs à l’étranger exigent une carte de crédit pour la location du véhicule. Certaines compagnies sont très strictes et si vous vous présentez au comptoir sans une carte de crédit, vous risquez de devoir payer un important supplément ou même de perdre votre réservation, même si vous l’avez déjà payée. En France, la plupart des cartes sont des cartes de débit, une carte de crédit est une carte à débit différé. Si vous n’en possédez pas, faites-en la demande auprès de votre banque. 

- Se renseigner sur la règlementation : Vérifiez les règlementations en vigueur dans le pays où vous vous rendez (besoin de permis international …) et les conditions de circulation. 

9. Vérifier ses assurances ou en souscrire pour des vacances paisibles

Réservez toujours vos transports (avions, trains, ferries) et hébergements avec votre carte de crédit offrant les meilleures garanties, au minimum une carte Gold / Premier. En cas de problème, vous serez couvert par l’assurance voyage de votre carte bancaire. D’autre part, une carte bancaire couvre uniquement les membres d’une même famille, si vous voyagez avec des amis ou sans être mariés, on vous recommande dans ce cas d’acheter vos billets séparément. 

Si vous ne bénéficiez pas d’une carte Gold / Premier, que vous souhaitez être couverts au maximum ou que vous partez dans un pays où les soins sont très chers comme les Etats-Unis par exemple, alors il est recommandé de souscrire à une assurance. L’assurance Cap Explorer de Chapka offre de bonnes prestations et permet de choisir le niveau de couverture souhaité (Multirisque, Complémentaire de la Carte Bancaire, Annulation, Assistance). Pour que celle-ci soit valide, notamment sur les conditions d’annulation, votre souscription doit impérativement intervenir dans les 48 heures après l’achat de votre voyage. 

Si vous voyagez en Europe, pensez à commander la Carte Européenne d’Assurance Maladie sur le site d’Ameli. La carte vous permet de bénéficier de soins médicaux dans un autre pays européen mais ne garantit pas la gratuité. Il vous faudra parfois avancer les frais et demander le remboursement à votre retour auprès de la sécurité sociale. Si les frais médicaux du pays visité sont très élevés, vous pourriez ne pas être remboursé intégralement. La carte ne permet pas non plus le rapatriement en cas de besoin. Pour cela, vous devez être couvert par une assurance spécifique.

10. Téléphonie en voyage : comment rester connecté facilement ? 

Garder le contact lors de vos déplacements peut être un défi, mais avec quelques astuces, vous pouvez éviter les mauvaises surprises et profiter d'une connexion stable à l'étranger. Voici nos conseils pour gérer la téléphonie en voyage :

• Vérifier votre forfait mobile : Avant de partir, consultez les conditions de votre forfait. Certains opérateurs incluent l'itinérance dans certaines destinations, ce qui vous permet d'utiliser votre téléphone comme à la maison. Sinon, vous risquez de payer des frais élevés.

• Se procurer une carte SIM locale : Une des meilleures options pour éviter les surcoûts est d'acheter une carte SIM locale. Elle vous permet de bénéficier de tarifs avantageux pour les appels, SMS et données sur place. De nombreux aéroports proposent des cartes SIM dès l’arrivée, souvent avec des formules adaptées aux touristes.
• Utiliser une eSIM : De plus en plus de téléphones sont compatibles avec les cartes eSIM, une version dématérialisée de la carte SIM classique. Elles sont pratiques car vous pouvez souscrire à un forfait étranger en quelques clics, sans changer physiquement de carte. Saily est souvent classé comme le meilleur fournisseur d'e-sim du marché. Idéal pour les voyageurs fréquents.
• Anticiper l’absence de couverture : Dans certains pays ou zones reculées, il se peut que la couverture réseau soit faible voire inexistante. Pensez à télécharger des cartes hors ligne ou des informations essentielles avant de partir.
• Choisir un téléphone débloqué : Assurez-vous que votre téléphone soit débloqué pour accepter les cartes SIM étrangères. Si ce n'est pas le cas, votre opérateur peut le faire à votre demande, généralement gratuitement.
• Renseignez-vous sur les forfaits de votre opérateur pour l'étranger : De nombreux opérateurs proposent des options pour l'étranger, incluant soit des forfaits journaliers, soit des packs spécifiques pour certaines destinations. Ces options peuvent être intéressantes pour les courts séjours.
• Opter pour des applications de messagerie en ligne : Pour limiter l’utilisation de votre forfait mobile, privilégiez des applications comme WhatsApp, Skype ou Messenger pour passer vos appels et envoyer des messages. Ces applications fonctionnent via le wifi ou des données mobiles, ce qui peut vous faire économiser beaucoup.

Voilà, nous espérons que ces conseils vous seront utiles dans la planification de vos prochains voyages. 

Et si vous souhaitez vous délester de toutes ces étapes car vous n’avez pas le temps ou l’envie, alors faites appel à notre service de Travel Planner lors d’un rendez-vous téléphonique gratuit. Nous nous ferons une joie d’organiser votre voyage.